Regulation (EU) 2018/395

1. Der Betreiber hat ein Aufzeichnungssystem einzurichten, das die angemessene Aufbewahrung und verlässliche Rückverfolgbarkeit seiner Tätigkeiten ermöglicht.
2. Das Format der Aufzeichnungen ist in den Verfahren oder Handbüchern des Betreibers festzulegen.

ED Decision 2018/004/R.

Allgemein

1. Das System zur Führung von Aufzeichnungen sollte sicherstellen, dass alle Aufzeichnungen bei Bedarf innerhalb eines angemessenen Zeitraums zugänglich sind. Die Aufzeichnungen sollten so organisiert sein, dass die Rückverfolgbarkeit und Auffindbarkeit während der gesamten erforderlichen Aufbewahrungsfrist gewährleistet ist.
2. Die Aufzeichnungen sollten in Papierform oder in elektronischem Format oder in einer Kombination aus beidem aufbewahrt werden. Aufzeichnungen auf Mikrofilm oder optischen Datenträgern sind ebenfalls zulässig. Die Aufzeichnungen sollten während der gesamten vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist lesbar bleiben. Die Aufbewahrungsfrist beginnt, wenn die Aufzeichnungen erstellt oder zuletzt geändert wurden.
3. Für Papiersysteme sollte robustes Material verwendet werden, das der normalen Handhabung und Ablage standhält. Computersysteme sollten über mindestens ein Sicherungssystem verfügen, das innerhalb von 24 Stunden nach jeder neuen Eingabe aktualisiert werden sollte. Computersysteme sollten Sicherheitsvorkehrungen enthalten, die verhindern, dass Unbefugte die Daten verändern können.
4. Die gesamte für die Datensicherung verwendete Computerhardware sollte an einem anderen Ort als die Arbeitsdaten und in einer Umgebung gelagert werden, die sicherstellt, dass sie in gutem Zustand bleibt. Bei Hardware- oder Softwareänderungen sollte besonders darauf geachtet werden, dass alle erforderlichen Daten mindestens während der gesamten Aufbewahrungsfrist zugänglich bleiben.

ED Decision 2018/004/R

1. Die folgenden Aufzeichnungen sollten mindestens 5 Jahre lang aufbewahrt werden:
   1. Aufzeichnungen über die in BOP.ADD.030 genannten Tätigkeiten;
   2. eine Kopie der Erklärung des Betreibers;
   3. Einzelheiten zu den vorhandenen Genehmigungen; und
   4. Betriebshandbuch.
2. Die folgenden Informationen, die für die Vorbereitung und Durchführung einer Fahrt verwendet werden, sowie die zugehörigen Berichte sollten 3 Monate lang aufbewahrt werden:
   1. der Flugdurchführungsplan, falls zutreffend;
   2. Dokumentation der Massen;
   3. Mitteilung über besondere Ladungen, einschließlich schriftlicher Informationen an den verantwortlichen Piloten über gefährliche Güter, falls zutreffend; und
   4. Flugbericht(e) zur Aufzeichnung von Einzelheiten zu Ereignissen oder Vorfällen, deren Meldung oder Aufzeichnung der verantwortliche Pilot für erforderlich hält.
3. Aufzeichnungen der Flugbesatzung sollten für die unten angegebenen Zeiträume aufbewahrt werden:
4. Der Betreiber sollte diese Aufzeichnungen dem betreffenden Besatzungsmitglied auf Anfrage zur Verfügung stellen.
5. Der Betreiber sollte die für die Vorbereitung und Durchführung einer Fahrt verwendeten Informationen sowie die Aufzeichnungen über die Ausbildung des Personals auch dann aufbewahren, wenn er nicht mehr Betreiber dieses Ballons oder Arbeitgeber des betreffenden Besatzungsmitglieds ist, sofern dies innerhalb der unter Buchstabe c) vorgeschriebenen Fristen geschieht.
6. Wenn ein Besatzungsmitglied Besatzungsmitglied eines anderen Betreibers wird, sollte der frühere Betreiber die Unterlagen des Besatzungsmitglieds dem neuen Betreiber zur Verfügung stellen, sofern dies innerhalb der unter Buchstabe c) vorgeschriebenen Fristen geschieht.
7. Der Betreiber sollte eine Zusammenfassung der Ausbildung aufbewahren, aus der hervorgeht, dass jedes Besatzungsmitglied jede Stufe der Ausbildung und Überprüfung absolviert hat.

BOP.ADD.300 Zusammensetzung der Flugbesatzung